Personvernerklæring for Highsoft si branding og rekruttering for arbeidsgivarar

Publiseringsdato: 07-06-2024

Vi hos Highsoft administrerer branding og rekrutteringsprosess for arbeidsgivarar gjennom karrierenettstaden («Karrierenettstaden») vår og ved å bruke eit relatert søkjarsporingssystem.

I denne personvernerklæringa forklarer vi korleis vi handsamar personopplysningane dine dersom

1. du besøkjer karrierenettstaden vår (du som er ein «Besøkjande»)
2. du tek kontakt med oss via Karrierenettstaden vår for å opprette ein profil hos oss og få informasjon om noverande eller framtidige ledige stillingar hos oss (du som er ein «Kandidat for kontakt»)
3. du søkjer på ei stilling hos oss, via Karrierenettstaden vår eller ei tredjepartsteneste (du som er ein «Kandidat som har søkt»)
4. vi samlar inn informasjon om deg frå andre partar, nettstader og tenester, sidan vi meiner profilen din er av interesse for dei noverande eller framtidige ledige stillingane våre (du som er ein «Innhenta kandidat»)
5. vi tek imot informasjon om deg frå tilsette hos oss eller partnarane våre, sidan dei meiner profilen din er av interesse for dei noverande eller framtidige ledige stillingane våre (du som er ein «Tilvist kandidat»)
6. vi tek imot informasjon om deg frå ein kandidat som oppgir deg som vedkommande sin referanse (du som er ein «Referanse»)

Denne personvernerklæringa beskriv også kva for rettar du har når vi handsamar personopplysningane dine, og korleis du kan utøve desse rettane.

Når vi bruker omgrepet «Kandidat» i denne personvernerklæringa, refererer vi til kvar og ein av Kandidatane for kontakt, Kandidatane som har søkt, dei Innhenta kandidatane og dei Tilviste kandidatane, med mindre noko anna er gitt opp.

1. Om handsaming av personopplysningar

Personopplysningar er all informasjon som direkte eller indirekte kan knytast til ein fysisk person. Eksempel på personopplysningar: namn, e-postadresse, telefonnummer og IP-adresse. Handsaming av personopplysningar er all automatisert bruk av personopplysningar – som å samle inn, opprette, analysere, dele og slette personopplysningar.

Det finst lover og reglar om korleis selskap kan handsame personopplysningar, såkalla personvernlover. Det er ulike personvernlover for ulike typar bruk av personopplysningar, og i ulike delar av verda. Eit eksempel på ei personvernlov som er relevant for bruken vår av personopplysningane dine, som beskrive i denne personvernerklæringa, er EU si personvernforordning (2016/679, «GDPR»).

Dei fleste forpliktingane ifølgje GDPR gjeld for såkalla handsamingsansvarlege. Ein handsamingsansvarleg er eininga som avgjer for kva føremål personopplysningar skal handsamast, og korleis handsaminga skal utførast. Den handsamingsansvarlege kan bruke ein såkalla datahandsamar. Ein datahandsamar er ei eining som berre har lov til å handsame personopplysningar som instruert av den handsamingsansvarlege, og datahandsamaren kan ikkje bruke personopplysningane for eigne føremål.

Vi er handsamingsansvarleg når vi handsamar personopplysningar som beskrive i denne personvernerklæringa.

2. Kva for personopplysningar handsamar vi?

Alle enkeltpersonar

• Einingsinformasjon - Dersom du besøkjer Karrierenettstaden vår, samlar vi inn informasjon om eininga di, som IP-adresse, nettlesartype og versjon, øktåtferd, trafikkjelde, skjermoppløysing, føretrekt språk, geografisk plassering, operativsystem og einingsinnstillingar/-bruk.
• Tekniske og statistiske data - Dersom du besøkjer Karrierenettstaden vår, samlar vi inn tekniske og statistiske data om bruken din av nettstaden, som informasjon om kva nettadresser du besøkjer, og aktiviteten din på nettstaden.
• Kommunikasjonsdata - Vi samlar inn og lagrar kommunikasjonen din med oss, inkludert informasjonen du gav opp i kommunikasjonen. Dette kan omfatte innhaldet i e-postar, videoopptak, meldingar på sosiale medium, informasjonen du legg til i kontoen din hos oss, undersøkingar osv.
• Kontaktinformasjon - Namnet ditt, e-postadressa di, telefonnummeret ditt og den fysiske adressa di.

Kandidatar

• Data frå intervju, vurderingar og annan informasjon frå rekrutteringsprosessen - Notat frå intervju med deg, vurderingar og testar som er utførte, ønskt lønn.
• Informasjon i søknaden din - CV, søknadsbrev, arbeidsprøvar, referansar, tilrådingsbrev og vitnemål.
• Informasjon i den offentlege profilen din - Informasjonen vi samlar inn om deg frå offentlege kjelder relaterte til yrkeserfaringa di, som LinkedIn eller nettstaden til den noverande arbeidsgivaren din.
• Informasjon gitt av referansar - Informasjon vi tek imot frå tilsette hos oss eller partnarar som tilviser deg til oss, eller frå personane du har ført opp som referansar for deg.

3. Kvar får vi personopplysningane dine frå?

Alle enkeltpersonar

• Frå karrierenettstaden. Dersom du besøkjer Karrierenettstaden vår, samlar vi inn teknisk og statistisk informasjon om korleis du bruker Karrierenettstaden, og informasjon frå eininga di.
• Direkte frå deg. Mesteparten av informasjonen vi handsamar om deg, får vi direkte frå deg, for eksempel når du søkjer på ei stilling hos oss eller tek kontakt med oss. Du kan alltid velje å ikkje gi oss visse opplysningar. Det er derimot enkelte personopplysningar som er nødvendige for at vi skal kunne handsame søknaden din eller gi deg informasjonen du ber om å få frå oss.

Referansar

• Frå personen du er referanse for. Dersom ein Kandidat oppgir deg som referansen sin, hentar vi inn kontaktopplysningane dine frå kandidaten for å kunne kontakte deg.

Kandidatar

• Frå offentlege kjelder. Vi kan samle inn personopplysningar om deg frå offentlege kjelder, som LinkedIn eller nettstaden til den noverande arbeidsgivaren din.
• Frå referansane våre. Vi kan få informasjon om deg frå tilsette hos oss eller partnarane våre (for eksempel rekrutteringstenesteleverandørar) når dei meiner at profilen din er av interesse for dei noverande eller framtidige ledige stillingane våre.
• Frå referansane dine. Dersom du gir oss referansar, kan vi samle inn informasjon om deg frå dei.
• Data vi opprettar sjølv eller i samarbeid med deg. Informasjon om søknaden din og profilen din blir vanlegvis oppretta av oss, eller av oss i samarbeid med deg, under rekrutteringsprosessen. Dette kan for eksempel omfatte notat frå intervju med deg, vurderingar og testar som blir utførte.

4. For kva føremål handsamar vi personopplysningane dine?

Verne om og handheve rettane og interessene våre og andre sine interesser, for eksempel i samband med rettslege krav.

Personar det gjeld: Personen/personane det rettslege problemet gjeld for – dette kan omfatte personar frå alle kategoriane av personar som står oppførte over.

Kategoriar av personopplysningar som blir brukte: Alle kategoriane av personopplysningar som står oppførte over, kan brukast til dette føremålet.

Dele personopplysningane dine med andre mottakarar for dei føremåla som er nemnde i avsnitt 5 nedanfor.

Personar det gjeld: Varierer avhengig av føremålet med delinga. Sjå avsnitt 5 nedanfor.

Kategoriar av personopplysningar som blir brukte: Alle kategoriane av personopplysningar som står oppførte over, kan brukast til dette føremålet.

Samle inn informasjon om bruken din av karrierenettstaden ved hjelp av informasjonskapslar og annan sporingsteknologi, som beskrive i retningslinjene for informasjonskapslar.

Personar det gjeld: Besøkjande.

Kategoriar av personopplysningar som blir brukte: Einingsinformasjon.

Halde ved like, utvikle, teste og på annan måte sørgje for tryggleiken på karrierenettstaden.

Personar det gjeld: Besøkjande.

Kategoriar av personopplysningar som blir brukte: Einingsinformasjon, tekniske og statistiske data.

Analysere korleis karrierenettstaden og innhaldet på han blir brukt og fungerer, for å få statistikk og for å betre drifta.

Personar det gjeld: Besøkjande.

Kategoriar av personopplysningar som blir brukte: Einingsinformasjon, Tekniske og statistiske data.

Gi deg oppdateringar om ledige stillingar hos oss.

Personar det gjeld: Kandidatar for kontakt.

Kategoriar av personopplysningar som blir brukte: Kontaktopplysningar, Kommunikasjonsopplysningar.

Gå gjennom profilar og søknadar som blir sende til oss. Dette omfattar også å kommunisere med deg om søknaden og profilen din.

Personar det gjeld: Kandidatar for kontakt, Kandidatar som har søkt.

Kategoriar av personopplysningar som blir brukte: Alle kategoriane av personopplysningar som står oppførte over, kan bli brukte til dette føremålet.

Samle inn og evaluere yrkesprofilen din på vårt eige initiativ. Dette omfattar også å kommunisere med deg om profilen din.

Personar det gjeld: Innhenta kandidatar, Tilviste kandidatar.

Kategoriar av personopplysningar som blir brukte: Alle kategoriane av personopplysningar som står oppførte over, kan brukast til dette føremålet.

Kontakte deg direkte om spesifikke, framtidige ledige stillingar hos oss.

Personar det gjeld: Kandidatar.

Kategoriar av personopplysningar som blir brukte: Alle kategoriane av personopplysningar som står oppførte over, kan brukast til dette føremålet.

Ta opp intervjuet/intervjua med deg.

Personar det gjeld: Kandidatar.

Kategoriar av personopplysningar som blir brukte: Kommunikasjonsopplysningar.

Kontakte deg for å be deg om å delta i spørjeundersøkingar.

Personar det gjeld: Kandidatar.

Kategoriar av personopplysningar som blir brukte: Alle kategoriane av personopplysningar som står oppførte over, kan bli brukte til dette føremålet.

Kontakte deg for å be deg om å oppgi informasjon om ein kandidat, og evaluere informasjonen du oppgir.

Personar det gjeld: Referansar.

Kategoriar av personopplysningar som blir brukte: Kontaktopplysningar, Kommunikasjonsopplysningar.

5. Kven deler vi personopplysningane dine med?

Tenesteleverandørane våre. Vi deler personopplysningane dine med leverandørane våre som leverer tenester og funksjonalitet i branding- og rekrutteringsprosessen vår for arbeidsgivarar. Dette omfattar mellom anna leverandørar av rekrutteringstenester og leverandøren av Karrierenettstaden vår og det tilhøyrande jobbsøkarsystemet.

Selskap i konsernet vårt. Vi deler personopplysningane dine med selskapa i konsernet vårt når dei leverer tenester og funksjonalitet til branding- og rekrutteringsprosessen vår for arbeidsgivarar, for eksempel tilgang til bestemte system og bestemd programvare.

Selskap som leverer informasjonskapslar på Karrierenettstaden. Dersom du samtykkjer til det, blir det sett inn informasjonskapslar av andre selskap enn oss, som bruker dataa som blir samla inn av desse informasjonskapslane, i samsvar med sine eigne personvernerklæringar. Du finn informasjon om kva for informasjonskapslar dette gjeld, i retningslinjene våre for informasjonskapslar.

Styresmakter og andre offentlege aktørar – når vi blir pålagde å gjere det. Vi deler personopplysningane dine med styresmakter og andre offentlege aktørar når vi er rettsleg forplikta til det.

Partar som er involverte i rettssaker. Dersom det er nødvendig for å verne om eller forsvare rettane våre, deler vi personopplysningane dine med offentlege styresmakter eller med andre partar som er involverte i ei potensiell eller eksisterande rettssak. Dette kan for eksempel vere i samband med påstandar om diskriminering.

Fusjonar og oppkjøp osv. I samband med ein eventuell fusjon, sal av selskapet sine eigedelar, finansiering eller oppkjøp av heile eller delar av verksemda vår av eit anna selskap, kan vi dele personopplysningane dine med andre partar som er involverte i prosessen.

6. På kva rettsleg grunnlag handsamar vi personopplysningane dine?

Vi må ha eit såkalla rettsleg grunnlag for å kunne handsame personopplysningane dine. Eit rettsleg grunnlag er ein grunn til å handsame personopplysningane som kan rettferdiggjerast i samsvar med personvernforordninga.

Når vi handsamar personopplysningane dine for dei føremåla som er beskrivne i denne personvernerklæringa, baserer vi oss vanlegvis på det rettslege grunnlaget om at handsaminga er nødvendig for den rettmessige interessa vår av å kunne rekruttere talent med kompetanse som er relevant for oss. Vi har konkludert med at vi har ei rettferdiggjort interesse av å kunne handsame personopplysningane for dette føremålet, at handsaminga er nødvendig for å oppnå dette føremålet, og at interessa vår veg tyngre enn retten din til ikkje å få opplysningane dine handsama for dette føremålet.

Du kan kontakte oss for å få meir informasjon om korleis denne vurderinga blei gjort. Sjå avsnitt 9 og 10 nedanfor for å få kontaktinformasjon.

Det kan vere spesifikke omstende der handsaminga berre blir utført dersom og når du gir samtykke til handsaminga. Dette gjeld for eksempel dersom vi føreslår å ta opp eit intervju med deg. Sjå avsnitt 9 nedanfor for å få meir informasjon om retten din til å trekkje tilbake samtykket.

7. Når overfører vi personopplysningane dine utanfor EU/EØS, og korleis vernar vi om dei då?

Vi prøver å alltid handsame personopplysningane dine innanfor EU/EØS-området.

Nokre av tenesteleverandørane våre handsamar derimot personopplysningane dine utanfor EU/EØS. Vi bruker også leverandørar som har morselskap, eller som har underleverandørar som har morselskap, som er baserte utanfor EU/EØS. I desse tilfella har vi teke omsyn til risikoen for at personopplysningane kan bli leverte ut til land utanfor EU/EØS, for eksempel på grunn av ein førespurnad frå styresmaktene.

I tilfelle der ein annan mottakar av personopplysningane dine (som beskrive i avsnitt 5 over) er basert utanfor EU/EØS, inneber dette også at personopplysningane dine blir overførte til land utanfor EU/EØS.

Når vi eller ein av leverandørane våre overfører personopplysningane dine til land utanfor EU/EØS, sørgjer vi for at eit tryggingstiltak som er anerkjent av GDPR, blir brukt for å gjere overføringa mogleg. Vi bruker desse tryggingstiltaka:

• Ei avgjersle frå EU-kommisjonen om at landet utanfor EU/EØS som personopplysningane dine blir overførte til, har eit tilstrekkeleg nivå av vern som svarer til nivået av vern i personvernforordninga. Vi baserer oss spesielt på EU-kommisjonen si avgjersle om adekvat nivå av vern for USA gjennom det såkalla EU-US Data Privacy Framework, og avgjersla om tilstrekkelegheit for Storbritannia.
• Inngåing av avtale om EU-kommisjonen sine standardføresegner med mottakaren av personopplysningane utanfor EU/EØS. Det inneber at mottakaren garanterer at nivået av vern for personopplysningane dine i samsvar med personvernforordninga framleis gjeld, og at rettane dine framleis er varetekne.

Når personopplysningane dine blir overførte til land utanfor EU/EØS, set vi også i verk eigna tekniske og organisatoriske tryggingstiltak for å verne om personopplysningane i tilfelle utlevering. Nøyaktig kva for tryggingstiltak vi set i verk, avheng av kva som er teknisk mogleg og tilstrekkeleg effektivt for den aktuelle overføringa.

Dersom du ønskjer meir informasjon om i kva tilfelle personopplysningane dine blir overførte til land utanfor EU/EØS, kan du kontakte oss ved hjelp av kontaktopplysningane i avsnitt 9 og 10 nedanfor.

8. Kor lenge lagrar vi personopplysningane dine?

Alle enkeltpersonar

Dersom vi handsamar personopplysningane dine for å kunne verne om og handheve rettane våre, lagrar vi personopplysningane dine fram til det relevante rettslege forholdet er fullstendig og endeleg løyst.

Besøkjande

Av tryggleiksårsaker oppbevarer vi personopplysningane dine i eitt (1) år. Oppbevaringsperiodane for informasjonskapslar står oppgitt i retningslinjene våre for informasjonskapslar. Vi oppbevarer personopplysningane dine for å analysere funksjonaliteten til karrierenettstaden så lenge vi oppbevarer personopplysningar om deg for andre føremål.

Kandidatar

Dersom du (berre) er ein Kandidat for kontakt, oppbevarer vi personopplysningane dine så lenge du er knytt til oss.

For andre typar Kandidatar oppbevarer vi personopplysningane for å avgjere om dei er ein eigna kandidat til aktuelle ledige stillingar hos oss.

Dersom du ikkje når opp i den første rekrutteringsprosessen, beheld vi personopplysningane dine så lenge det er nødvendig for å vurdere og eventuelt kontakte deg for relevante framtidige stillingar.

Dersom du blir tilsett, oppbevarer vi personopplysningane dine under tilsettingshøvet for andre føremål enn dei som er nemnde over, noko du blir informert om.

Referansar

Vi oppbevarer personopplysningane dine så lenge vi oppbevarer personopplysningane til Kandidaten du har vore referanse for.

9. Kva rettar har du, og korleis kan du utøve dei?

I dette avsnittet finn du informasjon om kva rettar du har når vi handsamar personopplysningane dine. Som beskrive nedanfor, gjeld enkelte av rettane berre når vi handsamar personopplysningane dine basert på eit bestemt rettsleg grunnlag.

Dersom du ønskjer å utøve nokon av rettane som står oppførte her, føreslår vi at du gjer dette:

• Går til sida for personvern på karrierenettstaden vår, der vi tilbyr funksjonar som lar deg utøve rettane dine.
• Loggar inn på kontoen din hos oss, der du kan bruke innstillingane på kontoen til å utøve rettane dine.
• Tar kontakt med oss direkte på julia.g.vangsnes@highsoft.com.

Rett til å bli informert

Du har rett til å bli informert om korleis vi handsamar personopplysningane dine. Du har også rett til å bli informert dersom vi planlegg å handsame personopplysningane dine for eit anna føremål enn det dei opphavleg blei samla inn for.

Vi gir deg slik informasjon gjennom denne personvernerklæringa, gjennom oppdateringar på karrierenettstaden vår (sjå også avsnitt 11 nedanfor) og ved å svare på spørsmål du måtte ha til oss.

Rett til innsyn i personopplysningane dine.

Du har rett til å få vite om vi handsamar personopplysningar om deg, og rett til å få ein kopi av dei opplysningane vi handsamar om deg. I samband med at du får ein kopi av opplysningane dine, får du også informasjon om korleis vi handsamar personopplysningane dine.

Rett til innsyn og til å be om overføring av personopplysningane dine til ein annan mottakar («dataportabilitet»).

Du kan be om å få ein kopi av personopplysningane om deg som vi handsamar for å oppfylle ein kontrakt med deg, eller basert på samtykke frå deg, i eit strukturert, vanleg brukt og maskinlesbart format. Dette vil gjere det mogleg for deg å bruke desse opplysningane ein annan stad, for eksempel for å overføre dei til ein annan mottakar. Dersom det er teknisk mogleg, har du også rett til å be om at vi overfører opplysningane dine direkte til ein annan mottakar.

Rett til å få personopplysningane dine sletta («rett til å bli gløymd»).

I enkelte tilfelle har du rett til å krevje at vi slettar personopplysningar om deg. Dette gjeld for eksempel dersom det ikkje lenger er nødvendig for oss å handsame opplysningane for det føremålet vi samla dei inn for, dersom du trekkjer tilbake samtykket ditt, dersom du har protestert mot handsaminga og det ikkje finst rettferdiggjorde, tvingande grunnar til handsaminga. (For den separate retten til å protestere, sjå nedanfor.)

Rett til å protestere mot handsaminga vår av personopplysningane dine.

Du har rett til å protestere mot handsaming av personopplysningane dine som er basert på den rettferdiggjorde interessa vår, ved å vise til dei personlege forholda dine.

Rett til å avgrense handsaminga.

Dersom du meiner at personopplysningane vi handsamar om deg, ikkje er korrekte, at handsaminga er ulovleg, eller at vi ikkje treng opplysningane for eit bestemt føremål, har du rett til å be om at vi avgrensar handsaminga av slike personopplysningar. Dersom du har innvendingar mot handsaminga vår, som beskrive over, kan du også be oss om å avgrense handsaminga av personopplysningane mens vi vurderer førespurnaden din.

Når handsaminga vår av personopplysningane dine er avgrensa, vil vi (med unntak av lagring) berre handsame opplysningane med samtykke frå deg eller for å fastsetje, gjere gjeldande eller forsvare rettskrav, for å verne om rettane til ein annan fysisk eller juridisk person eller av omsyn til viktige samfunnsinteresser.

Rett til retting.

Du har rett til å be om at vi rettar feilaktige opplysningar, og at vi kompletterer opplysningar om deg som du meiner er ufullstendige.

Rett til å trekkje tilbake samtykket.

Når vi handsamar personopplysningane dine basert på samtykke frå deg, har du rett til når som helst å trekkje tilbake samtykket. Dersom du gjer det, sluttar vi å handsame opplysningane dine for dei føremåla du har trekt tilbake samtykket for. Det påverkar derimot ikkje lovlegheita til handsaminga som var basert på samtykket ditt før det blei trekt tilbake.

Rett til å klage.

Dersom du har klager på handsaminga vår av personopplysningane dine, kan du sende inn ei klage til personvernstyresmakta i Norway. Du finn kontaktopplysningane til denne her.

Du kan også sende inn ei klage til den nasjonale personvernstyresmakta di, som du finn på lista her dersom du held til i EU. Dersom du held til i Storbritannia, kan du sende inn ei klage til Information Commissioner's Office, her.

10. Kvar kan du rette deg med kommentarer eller spørsmål?

Dersom du ønskjer å komme i kontakt med oss for å utøve rettane dine, eller dersom du har spørsmål eller kommentarar eller er uroa for korleis vi handsamar personopplysningane dine, kan du ta kontakt med oss ved å sende ein e-post til julia.g.vangsnes@highsoft.com.

11. Oppdateringar av denne personvernerklæringa

Vi oppdaterer denne personvernerklæringa når det er nødvendig – for eksempel fordi vi startar å handsame personopplysningane dine på ein ny måte, fordi vi ønskjer å gjere informasjonen endå tydelegare for deg, eller dersom det er nødvendig å gjere det for å overhalde gjeldande personvernlovgiving.

Vi oppmodar deg om å sjekke denne sida jamleg for eventuelle endringar. Du kan alltid sjå øvst på denne sida for å sjå når denne personvernerklæringa sist blei oppdatert.